La crise sanitaire du Covid-19 oblige les entreprises à réinventer leur communication interne. Votre séminaire annuel est annulé ? Le projet de congrès préparé depuis 6 mois à l’arrêt ? Plutôt que de tirer un trait sur votre événement, transformez-le ! Grâce au digital, vous pouvez saisir de nouvelles opportunités pour créer des événements qui engageront l'ensemble de vos collaborateurs.
Les professionnels de la communication interne n’ont pas attendu la crise du Covid-19 pour digitaliser leurs outils ! Mais, si jusque-là les événements étaient dans leur ensemble organisés en physique, ce ne peut plus être le cas aujourd’hui. Toutefois, vous pouvez recréer une expérience innovante en digitalisant votre événement.
C’est le moment de faire preuve de créativité pour repenser totalement vos événements internes et trouver les bons leviers pour engager vos équipes !
4 raisons de digitaliser ses événements internes
Nous sommes des êtres humains ! Que ce soit dans notre vie professionnelle ou personnelle, nous avons besoin de nous rassembler, de partager, de créer du lien social. La crise sanitaire et le recours massif au télétravail ont apporté la preuve supplémentaire que la cohésion et le sentiment d’appartenance sont essentiels pour être heureux au travail, que l’on soit dans des bureaux ou chez soi.
Quand il s’agit d’organiser un événement corporate, de multiples options s’offrent aux responsables de communication interne. Séminaire, convention, congrès, ateliers, tables rondes, roadshows, teambuilding, événements sportifs ou solidaires… Ce sont des temps forts de la vie de l’entreprise ! Ils renforcent le collectif et développent le sentiment d’appartenance. Ritualisés, ils sont attendus avec impatience par les collaborateurs et véhiculent la culture et les valeurs de l’entreprise.
Le digital est la solution en or pour amplifier votre événement. Sans limite géographique ou temporelle, vous pouvez vous adresser à l’ensemble de vos équipes, où qu’elles soient. Mais ce n'est pas l'unique raison !
Raison n°1 : une organisation rapide
La préparation d’un projet d’événement interne est chronophage. Grâce au digital, vous pouvez être plus réactif et considérablement réduire les étapes organisationnelles pour mieux vous concentrer sur le contenu de votre projet et l’expérience des participants.
Où qu'ils soient, vos collaborateurs peuvent prendre part à vos événements digitaux.
Raison n°2 : plus de flexibilité
La grande majorité des événements physiques ne vous permettent d’inviter qu’un nombre limité de participants pour lesquels vous engagez des coûts. En misant sur un événement virtuel, vous pouvez permettre à un plus grand nombre de personnes d’y participer, sans que cela ne vous coûte plus cher.
Raison n°3 : des coûts amoindris
L’organisation d’un événement physique peut s’avérer très coûteuse pour votre entreprise. De la boisson à la nourriture, en passant par la location d’un lieu, le logement et les déplacements des collaborateurs, c’est un budget très conséquent ! Avec les événements digitaux, vous réalisez un grand nombre d’économies.
Raison n°4 : des événements plus respectueux de l’environnement
Un argument non négligeable ! Terminés les déplacements sur des centaines voire des milliers de kilomètres en voiture ou en avion. Vous réduisez considérablement l'impact environnemental de vos événements.
Calendrier de la communication interne 2022
Toutes les dates clés pour engager vos équipes en 2022
3 conseils à suivre pour digitaliser votre événement
Vous êtes convaincu et prêt à faire le premier pas pour organiser votre événement virtuel ? Suivez le guide.
1. Posez-vous les bonnes questions pour choisir le bon outil
Quel type d’événement souhaitez-vous organiser ? Quelle expérience souhaitez-vous faire vivre à vos collaborateurs ? Votre événement sera-t-il live ? S’agit-il d’un événement sportif ?
Une fois que vous avez répondu à ces interrogations, choisissez la plateforme la plus adaptée à vos enjeux : une plateforme de webinar, de livestream, une application dédiée ou les réseaux sociaux ? Ce choix est capital, votre partenaire sera votre allié dans l'organisation de votre événement.
Chez United Heroes, nous vous accompagnons dans vos projets de communication interne en créant des compétitions sportives virtuelles sur-mesure 🏆
2. Communiquez
Faites connaître votre projet à tous vos collaborateurs ! Pour créer de l’émulation, le teasing est clé. Utilisez vos réseaux sociaux d’entreprise, vos newsletters pour annoncer votre événement et susciter de l’intérêt jusqu’au Jour J.
Pensez également à donner toutes les clés à vos collaborateurs en leur indiquant comment prendre part à l’événement (détails de connexion, spécificités techniques) pour éviter les mauvaises surprises à gérer en dernière minute.
3. Pensez interactivité
Le digital permet d’engager plus facilement la conversation ! Mais il est aussi plus facile de décrocher. Il faut donc s'employer activement à conserver l’attention de vos collaborateurs, en travaillant sur un contenu riche, engageant, de qualité.
Vous pouvez aussi créer des sondages, les inviter à s’exprimer dans un espace de chat, leur proposer un hashtag pour qu’ils partagent leur expérience sur les réseaux sociaux (et booster votre réputation 😉).
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La version digitale de votre événement ne doit pas être pensée comme une version dégradée ! Elle offre de nouvelles opportunités. Tout comme le télétravail est appelé à se démocratiser, l’organisation d’événements s'est transformée avec des nouveaux formats virtuels ou hybrides. Puisque le digital permet notamment d’engager tous les collaborateurs, où qu’ils soient, c’est un atout pour les entreprises multi-sites et celles qui privilégient le télétravail.
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