La crisis sanitaria del Covid-19 está obligando a las empresas a reinventar sus canales de comunicación interna. ¿Se ha cancelado la reunión anual? ¿Ha debido posponer el eventos que se estaban preparando desde hace 6 meses antes del confinamiento? En lugar de anular el evento, ¡transfórmalo! Gracias al mundo digital, se puede aprovechar la oportunidad para crear eventos diferentes e interesantes para todos sus colaboradores.
Los profesionales de la comunicación interna tienen que digitalizar sus herramientas de trabajo con la crisis del Covid-19. Si bien hasta ahora la mayoría de eventos se realizaban de forma presencial, hoy en día esto ya no es posible. Sin embargo, se pueden digitalizar los eventos y crear una experiencia innovadora.
¡Es el momento perfecto para dar rienda suelta a la creatividad, rediseñar totalmente sus eventos internos y buscar las herramientas adecuadas para motivar a los equipos!
4 motivos para digitalizar los eventos internos
¡Somos humanos! Tanto en nuestra vida profesional como en la personal, necesitamos juntarnos, compartir y crear vínculos sociales. La crisis sanitaria y el teletrabajo masivo han demostrado definitivamente que la cohesión y el sentimiento de pertenencia son esenciales para ser feliz en el trabajo, ya sea en casa o en la oficina.
A la hora de organizar un evento corporativo, los responsables de la comunicación interna tienen múltiples opciones: seminarios, convenciones, congresos, talleres, mesas redondas, roadshows, team building, eventos deportivos o solidarios… ¡Son momentos importantes de la vida de la empresa que los colaboradores esperan con impaciencia! Refuerzan el equipo, desarrollan el sentimiento de pertenencia y transmiten la cultura y los valores de la empresa.
El mundo digital es una valiosa solución para ampliar el alcance de los eventos. Al no imponer límites geográficos ni temporales, puede dirigirse a todas las personas de la organización a la vez, estén donde estén. ¡Pero no es el único motivo!
Primer motivo: una organización rápida
Preparar un evento interno puede ser muy laborioso. Gracias al mundo digital, reduce considerablemente las etapas de la organización para concentrarse en el contenido del proyecto y en la experiencia de los participantes.
Segundo motivo: una mayor flexibilidad
La mayoría de eventos físicos sólo pueden acoger un número limitado de participantes, que además conlleva costes elevados. Al organizar un evento virtual, se puede invitar a muchos más participantes sin aumentar los costes.
Estén donde estén, los empleados pueden participar en sus eventos digitales.
Tercer motivo: costes reducidos
Organizar un evento físico puede resultar muy caro para la empresa. Desde las bebidas hasta la comida, pasando por el alquiler del local, el alojamiento y los desplazamientos de los participantes, el presupuesto puede aumentar de forma vertiginosa. Los eventos digitales, suponen un enorme ahorro.
Cuarto motivo: eventos más respetuosos con el medio ambiente
¡Un motivo importante! Se acabaron los desplazamientos de cientos o miles de kilómetros en coche o avión. Vas a poder reducir considerablemente el impacto sobre el medio ambiente de los eventos.
3 consejos para digitalizar su evento
¿Los eventos virtuales te han convencido y estás listo para dar el primer paso? Sigue nuestra guía para ponerlos en marcha
1. Hazte las preguntas correctas para elegir la herramienta adecuada
¿Qué tipo de evento quiero organizar? ¿Qué experiencia me gustaría ofrecer a mis empleados? ¿Será un evento en directo? ¿Es un evento deportivo?
Una vez que haya respondido a las respuestas, elija la plataforma que mejor se adapte a sus objetivos: una plataforma para webinars, un sitio web de streaming de vídeo, una aplicación específica, las redes sociales… Esta decisión es crucial, ya que la plataforma que elija será su principal aliada a la hora de organizar el evento.
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2. Comunica
¡Comparta el proyecto con todos sus colaboradores! No dudes en utilizar las redes sociales de la empresa, newsletters etc para anunciar el evento y crear interés hasta el día D.
No te olvides de enviar las claves de acceso a los participantes e indicarles cómo participar (detalles de conexión, especificaciones técnicas) para evitar desagradables sorpresas de último minuto.
3. Dá protagonismo a la interactividad
El mundo digital permite entablar conversaciones fácilmente, pero también hace que sea más fácil perder el hilo. Por ello, hay que dedicarse activamente a conservar la atención de los participantes creando contenidos ricos, interesantes y de calidad.
También puedes crear encuestas, invitarles a expresarse en un chat o proponer un hashtag para que compartan su experiencia en las redes sociales (y mejorar su reputación 😉).
💡En United Heroes, hemos creado juegos de preguntas, animaciones de fotos y una clasificación en directo para animar sus eventos deportivos digitales.
¡La versión digital de tu evento no tiene por qué ser una versión menos importante a la original, sino que puede representar una nueva oportunidad! Al igual que el teletrabajo se está democratizando poco a poco, la organización de eventos se está transformando con los nuevos formatos virtuales o híbridos. El mundo digital permite que todos los empleados de la empresa participen en los eventos ¡estén donde estén!
