4 astuces pour remplir sa Déclaration de Performance Extra-Financière (DPEF)

La déclaration de performance extra-financière des entreprises (DPEF) est un rapport annuel dans lequel une entreprise fait le point sur les implications sociales, environnementales et sociétales de ses activités, ainsi que sur son mode de gouvernance.

Aujourd'hui, elle ne concerne que certaines entreprises ayant franchi un certain seuil (en savoir plus). Cependant, cette loi devrait s'étendre à de plus en plus d'entreprises au cours des prochaines années !

Concernées (ou pas encore), les entreprises ont tout intérêt à considérer la DPEF comme un pilier incontournable de leur stratégie d'entreprise. Car au-delà de son rôle légal, la DPEF sert de boussole pour orienter les organisations vers une voie plus durable :

• elle incite à prendre des engagements tangibles en matière de responsabilité sociétale d'entreprise (RSE)
• permet de mesurer précisément les progrès accomplis dans ces domaines.

Néanmoins, la rédaction de ces nombreuses pages peut en dérouter plus d'un·e. Comment s'y prendre efficacement ? Par où commencer ? Quelles données prioriser ? Voici 4 astuces qui vous faciliteront la vie pour construire votre rapport.

1. Bien préparer le terrain en amont de votre Déclaration de Performance Extra-Financière (DPEF)

Se préparer, c'est la clé. La DPEF peut sembler être une tâche complexe et intimidante pour certaines entreprises. Mais comme pour tout objectif ambitieux (qu'on parle d'un marathon ou d'un rapport de 800 pages) : avec une bonne préparation, il est possible de simplifier ce processus. Découvrez ces quelques astuces pour bien préparer la construction de votre DPEF.

a. Créer un conseil interne multidisciplinaire

La première étape - pas des moindres - pour préparer votre DPEF consiste à réunir le bon groupe de personnes (souvent issues de différents services) au sein de votre entreprise. Ce groupe doit représenter toutes les fonctions support de l'organisation, comme :

• la comptabilité,
• le marketing,
• les ressources humaines,
• la finance...

En constituant le bon groupe (qui ait accès aux données issues du terrain), vous obtiendrez une variété de points de vue et données, vous assurant d'être exhaustif·ve dans votre DPEF. Ce groupe jouera un rôle clé dans la construction du squelette de votre document : il vous remontera leurs domaines d'action prioritaires et les données nécessaires ou à disposition pour une évaluation complète.

b. Se baser sur un modèle de référence

La Commission Européenne a publié des lignes directrices pour faciliter le reporting de l'information non financière, offrant ainsi un modèle de référence très utile pour les entreprises.

Ces directives incluent des indicateurs suggérés par la Task Force on Climate Disclosure (TCFD), largement reconnue dans le domaine de la durabilité. Néanmoins, il est important de noter qu'il n'y a aucune obligation de suivre ces modèles, plutôt proposés à titre d'aide. Votre entreprise a la liberté de choisir d'autres référentiels, tels que ceux proposés par la Global Reporting Initiative (GRI), le Sustainability Accounting Standards Board (SASB) ou le Climate Disclosure Standards Board (CDSB).

Le choix du modèle dépendra avant tout de vos objectifs !

c. Accéder aux données essentielles

L’un des objectifs principaux lors de la préparation de votre DPEF est de mettre en place diverses initiatives afin de collecter un maximum d’informations sur votre entreprise. Cela vous aidera à créer un rapport précis et utile. Voici quelques conseils pour faciliter la collecte de ces informations :

• Demandez à avoir accès aux bases de données que votre entreprise utilise pour collecter les informations.
• Assurez-vous que les documents aient des noms compréhensibles.
• Organisez tous ces documents dans un endroit bien rangé et facile à utiliser.
• Il peut être utile de comparer les données de l'année en cours avec N-1 pour voir s'il y a des différences importantes.
• Si possible, profitez des moments où l'entreprise est moins occupée pour aider les différents services à améliorer leurs méthodes de collecte d'informations.

2. Définir des indicateurs de performance précis pour votre DPEF

Pour rendre votre DPEF crédible, transparente et efficace, il est impératif de récolter les bonnes données. Cela démontre que votre entreprise ne se contente pas de belles paroles, évitant ainsi de se livrer au pénalisé "greenwashing" 🌿

Souvent, les politiques RSE manquent de données chiffrées pertinentes (notamment quant aux impacts concrets des actions), ce qui limite la capacité les entreprises à prendre des décisions éclairées. Pour gagner la confiance des parties prenantes, votre DPEF a besoin d'informations vérifiables.

Dans cette optique, plusieurs solutions existent pour aider les entreprises à quantifier leurs efforts.

a. Les certifications et labels bien-être 

À titre d'exemple, la certification EcoVadis est un outil puissant qui permet aux entreprises de mesurer leur impact environnemental, social et éthique en conformité avec les principes de la RSE. Elle offre aux entreprises la possibilité de prendre conscience de leur position actuelle et de la comparer avec d'autres organisations.

📊 EcoVadis, Great Place to Work, B-CORP... L'obtention de labels bien-être en entreprise est un indicateur fiable et utile pour votre DPEF.

Vous souhaitez en savoir plus sur les nombreux labels et certifications disponibles ?

b. Les actions solidaires

Chaque entreprise possède sa propre culture, ses compétences, son histoire, et ses capacités d'engagement. Des acteurs spécialisés proposent aux entreprises de participer à diverses actions solidaires pour agir concrètement et s'engager en faveur de l'intérêt général.

📊 Montant des dons reversés, participant·es à une action solidaire, heures de bénévolat... De nombreux indicateurs permettent de prouver l'engagement concret de l'entreprise.

Certains acteurs permettent aux entreprises d'incarner leur démarche RSE en fonction de leurs besoins et objectifs spécifiques. Ces plateformes peuvent générer des données significatives pour votre DPEF, renforçant ainsi sa crédibilité et son impact.

Vous souhaitez engager vos salarié·es en faveur d'une cause solidaire ?

Octobre Rose, Movember, handisports... United Heroes transforme les activités physiques de vos équipes en points, qui se convertissent en dons pour des associations.

c.  La mesure de votre empreinte carbone

Le calcul de votre bilan carbone ou la réalisation de sessions de sensibilisation (à l'instar de la célèbre fresque du climat) sont des approches de plus en plus courantes pour quantifier l'impact environnemental des entreprises.

Des plateformes performantes - à l'instar de carbo - permettent de :

• mesurer précisément les émissions de gaz à effet de serre
• déterminer leur origine
• proposer des actions pour les réduire.

Intégrer ces données de manière transparente dans votre rapport DPEF démontre un engagement concret envers la lutte contre le changement climatique.

3. Inclure vos initiatives liées à la lutte contre la sédentarité en entreprise

En mars 2022, une nouvelle loi (la n°2022-296) a renforcé l'exigence de la DPEF en demandant aux entreprises d'inclure des informations sur les mesures prises pour encourager l'activité physique et sportive. Cette évolution met en lumière l'importance croissante de la quantification des données - y compris dans des domaines en apparence éloignés de la RSE.

🎯 La raison ?

De nombreuses personnes passent de longues heures assises au bureau en semaine. De fait, encourager une activité physique suffisante est essentiel, surtout pour les professions sédentaires. De surcroît, la lutte contre la sédentarité via les entreprises est une priorité gouvernementale, comme l'a annoncé en juin 2023 Amélie OUDÉA-CASTÉRA.

Pour inciter vos collaborateur·rices à bouger davantage (et reporter ces actions dans votre rapport DPEF), voici quelques idées.

a. Créer des campagnes de communication internes

Prendre davantage les escaliers, faire ses réunions en position debout, ne pas faire d'impasse sur les pauses (si possible, dynamiques), s'étirer... Nombreux sont les messages à faire passer pour réduire la sédentarité au travail.

Source : Le blog du design actif 

b. (Ré) Aménager vos bureaux et espaces de vie

Parfois, quelques ajustements suffisent pour entraîner de grandes choses. Par exemple :

• Mettre à disposition un local à vélos favorise la mobilité douce en réduisant les risques de vols
• Créer des espaces de douches et vestiaires permet aux salarié·es de se dépenser sur leurs temps libre
• Opter pour la création sur-site d'une salle de gym / de musculation donne la possibilité à vos talents de s'exercer sur place.

Néanmoins, cette dernière initiative peut prendre un certain temps (on improvise rarement une salle de gym dans ses locaux 🏋️‍♀️). En remplacement, avez-vous pensé à proposer à vos salarié·es des cours d'activité physique sur site ? Une grande salle de réunion, un recoin de l'espace pause...

Trouvez un espace qui puisse se prêter à l'activité physique, et organisez des cours de sport en entreprise ! 

À l'occasion de la Semaine de Qualité de Vie au Travail (SQVT), une trentaine d'entreprises ont fait appel à United Heroes pour organiser 7J unique où des coachs sont venus sur site dispenser des cours d'activité physique.

Retour sur cette édition ⬇️

c. Inscrire l'entreprise à des événements sportifs

De nombreuses entreprises ont déjà opté pour l'inscription de certain·es salarié·es à des courses ou des marches solidaires - aux couleurs de l'entreprise. Le bonus est double : en plus d'encourager les personnes à bouger plus, l'activité physique à des fins solidaires est source d'engagement (selon notre dernier Observatoire du Bien-Être au Travail) ! 🚀

Les solutions d'activité et sport en entreprise permettent d'engager vos salarié·es grâce à des challenges - qui peuvent être solidaires. Octobre Rose, Movember, Téléthon, lutte contre l'invisibilité du handicap...

Découvrez nos challenges solidaires

Poussez vos salarié·es à se dépenser (+60 activités possibles) et transformez les points cumulés par l'effort collectif en don.

En plus de fédérer vos équipes, ces actions vous permettent d'ajouter à votre DPEF des données concrètes :

🌳 CO2 évité,

📍 kilomètres parcourus,

⛹️‍♀️ Activités réalisées,

🏢 Nombre de participant·es,

💰 Dons collectés...

Ces actions - et leurs résultats précis - témoignent d'un l'engagement authentique de l'entreprise envers la durabilité et le bien-être de ses équipes.

4. Vous faire accompagner pour construire et/ou vérifier votre DPEF

a. Bien choisir son cabinet de conseil en amont de la DPEF

Lorsque vous envisagez de préparer votre DPEF, il est essentiel de choisir le bon cabinet de conseil pour vous accompagner dans ce processus. Voici quelques considérations à prendre en compte :

1. Expertise en RSE et en DPEF : Assurez-vous que le cabinet de conseil possède une solide expertise en Responsabilité Sociale des Entreprises (RSE) et en DPEF. Ces professionnel·les doivent être familiarisé·es avec les réglementations en vigueur, les meilleures pratiques en matière de reporting, et être en mesure de vous guider dans la préparation de votre déclaration.
   
   
2. Expérience sectorielle : Il peut être bénéfique de choisir un cabinet de conseil ayant une expérience spécifique dans votre secteur d'activité. Ces professionnel·les comprendront mieux vos enjeux spécifiques, les normes du secteur et les attentes des parties prenantes.
   
   
3. Références et témoignages : Si possible, demandez des références et des témoignages d'autres clients du cabinet. Cela vous donnera un aperçu de leur capacité à gérer des projets similaires au votre et à fournir des résultats positifs.
   
   
4. Méthodologie et approche : Assurez-vous de comprendre la méthodologie et l'approche du cabinet de conseil pour la préparation de la DPEF. Ils devraient être en mesure de détailler les étapes du processus, les délais et les rôles au sein de votre entreprise.

b. Bien choisir son OTI pour l'évaluation finale de sa DPEF

Une fois votre DPEF préparée, vous devrez la soumettre à un Organisme Tiers Indépendant (OTI) pour une évaluation impartiale. Le choix de votre OTI est crucial. Voici ce qu'il faut considérer :

1. Établir une expertise sectorielle : Certains OTI sont experts dans certains secteurs, ce qui peut apporter un regard externe fiable (et utile) sur vos pratiques et vos concurrents. Choisissez un partenaire qui partage vos valeurs et vous ressemble.
   
   
2. Vérifier la certification COFRAC : Le COFRAC est une association sans but lucratif qui garantit que les OTI sont compétents et surtout : impartiaux.
   
   
3. Analyser les conditions contractuelles : Lisez attentivement les détails du contrat, en particulier la durée d'engagement, qui peut être longue dans certains cas. En effet, certains OTI exigent un engagement sur plusieurs années.
   
   
4. Comparer les prix et la durée : Demandez des devis à plusieurs organismes tiers indépendants pour comparer les délais et les coûts. Vous désirez découvrir les différentes OTI ? Vous trouverez la liste ici.
                                                           

En résumé, la DPEF est un pilier capital pour les entreprises modernes, allant bien au-delà de sa simple obligation légale.

Elle incite à l'engagement concret en RSE, mesure les progrès, et garantit l'intégration des enjeux sociaux et environnementaux dans la stratégie globale des entreprises. Pour la réussir, préparez-vous bien, quantifiez vos actions, favorisez l'activité physique en entreprise, et choisissez judicieusement votre OTI !