Avec la crise sanitaire causée par le Covid-19 et les mesures de confinement décrétées par l’Etat, les équipes de Direction d’Entreprises ont été confrontées à de nouvelles problématiques. Comment préserver la santé des collaborateurs pendant une pandémie ? Comment s’adapter et optimiser les outils de travail à distance ? Comment continuer à engager et à motiver les équipes pour maintenir les performances de l’entreprise ?
Gaëlle Bouffard, Directrice de projet Communication de la Banque Populaire Grand Ouest qui regroupe plus de 3000 collaborateurs répartis sur 400 agences et les sites centraux, a accepté de répondre à nos questions.
Quelles actions avez-vous décidé de mettre en place pendant le confinement ?
Suite à la décision du Président de la République de laisser les agences bancaires ouvertes pour soutenir l’économie, la Direction Générale a très vite cherché des solutions pour appliquer la décision gouvernementale tout en préservant la santé des collaborateurs. Notre façon de travailler a été adaptée en fonction des problématiques familiales de garde d’enfants tout en gardant à l’esprit la volonté de maintenir le plus d’agences possibles ouvertes à la clientèle.
70% de nos équipes travaillent en agence, il fallait s’assurer rapidement que les mesures barrières et les distances de sécurité recommandées seraient bien respectées. Quant aux collaborateurs des sites centraux, il n’était pas envisageable qu’ils continuent tous à venir travailler dans des open spaces. La Direction a donc fait le nécessaire pour que ceux dont l’activité le permettait puissent travailler à distance. Les équipes étant dans l’obligation de se rendre physiquement sur les sites pour pouvoir travailler doivent évidemment respecter les distances de sécurité entre chacun, et un nettoyage assidu des bâtiments est effectué chaque jour.
Une cellule de crise composée de la Direction, de la Communication et de la DRH se réunit quotidiennement pour adapter la situation, répondre aux collaborateurs et continuer à accompagner les clients.
Quels outils utilisez-vous pour organiser le travail ? Est-ce la première fois que vous les utilisez ?
Nos réseaux informatiques et serveurs à distance étaient déjà bien organisés, ce qui a évité que les collaborateurs perdent leurs repères. Les quinze premiers jours, il a surtout fallu répartir les ordinateurs portables et token aux collaborateurs ayant une mission dite « critique » et pouvant travailler à distance. Mis à part ça, nous n’avons pas eu besoin d’adapter les outils de travail car nous utilisions déjà largement la solution Webex par exemple, et nous venions tout juste de déployer l’outil Teams qui est de plus en plus utilisé par les collaborateurs.
Comment accompagnez-vous vos collaborateurs dans ce changement ?
Un bulletin quotidien est préparé et envoyé chaque jour, avec une foire aux questions qui est alimentée au fil de l’eau. Nous avons aussi créé des vidéos et podcasts avec des interviews de la Direction. L’accueil des équipes a été bon, ce format permet à notre direction d’incarner une certaine proximité tout en rassurant grâce à des messages directs et courts. Bien mieux qu’un mail, le fait de les voir à l’écran ou d’entendre leur voix ramène un sentiment de proximité qui nous manque en ce moment.
C’est aussi l’objectif des vidéos #FiersdêtreBPGO que l’on partage sur notre page Linkedin : qu’ils soient en agence, au siège ou chez eux, les collaborateurs se sont filmés et nous ont envoyé leurs vidéos pour montrer à nos clients que notre mobilisation continue. C’est aussi une façon de revendiquer une certaine fierté d’appartenance.
Des initiatives solidaires ont aussi été lancées et communiquées sur notre réseau social d’entreprise. Un budget a par exemple été alloué à chaque agence pour qu’ils achètent des chocolats de Pâques chez les artisans de leur quartier à partager en équipe, une action simple pour soutenir les commerces de proximité et favoriser la cohésion.
Quelles sont les principales problématiques rencontrées et comment y avez-vous répondu ?
Notre priorité est de montrer que, quel que soit l’endroit où nous travaillons en ce moment, nous travaillons tous au service d’une même cause. Il était primordial pour nous de fédérer et de rassurer malgré la distance installée entre les uns et les autres. Grâce aux outils digitaux, nous avons réussi à garder de la proximité. Nos outils de communication, et notamment notre réseau social ou encore notre bulletin quotidien, nous permettent de répondre très rapidement aux interrogations des collaborateurs. Nous souhaitons absolument éviter que les équipes qui sont en agence se sentent seules. Nous voulons qu’ils sachent qu’on les accompagne et que la Direction est mobilisée dans cette crise.
Comment un programme sport et bien-être s’inscrit-il dans votre stratégie pour maintenir le lien avec les collaborateurs pendant le confinement ?
Le groupe BPCE étant partenaire des JOP Paris 2024, nous avons vite décidé en fin d’année dernière de prendre des initiatives pour transmettre les valeurs du sport à l’interne, et favoriser la cohésion des équipes grâce à plusieurs challenges solidaires et une grande compétition de sport.
Au moment de l’annonce du confinement, nous venions juste de lancer ce programme en lien avec United Heroes. Nous étions ravis par son démarrage en flèche (20% des collaborateurs inscrits en quelques jours) mais l’annonce du confinement nous a stoppé dans notre élan. Nous mettons tout en œuvre pour ne pas laisser s’essouffler le mouvement, mais avec délicatesse. Notre maître-mot a été la prudence : pour les équipes mobilisées en agences par exemple, l’urgence n’était pas à faire du sport, mais plutôt à accompagner les clients. Et ça c’était déjà très sport ! Donc, dans un premier temps, nous avons laissé de côté la communication interne sur notre programme. Nous encourageons les collaborateurs à prendre soin d’eux pendant cette période, mais nous ne leur imposons rien. Libre à eux de se saisir de la solution United Heroes ! Nous proposons sans être intrusifs.
La principale valeur ajoutée de United Heroes est de continuer à proposer une pause bien-être, dont chacun peut se saisir quand il le souhaite, selon ses besoins. Le déploiement du Live Coaching a notamment été très bien reçu par les équipes. C’est une petite note sourire qui fait du bien. Et nous reprendrons notre programme « sport-santé-solidarité » dès que nous le pourrons… et d’ailleurs ce sujet sera plus que jamais porteur.
Rédactrice web, ex Content manager @ Sport Heroes
